Tietosuojaseloste

Konkurssiasiamiehen toimiston tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 13, 14 ja 30 artikla

1. Rekisterin nimi

Konkurssiasiamiehen toimiston hallinnollinen diaari

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä

Konkurssiasiamiehen toimisto
Unioninkatu 16, 00130 Helsinki
Puhelinnumero: 029 566 5111
Sähköposti: konkurssiasiamies(a)oikeus.fi

Tietosuojavastaava

Henri Isoahde
Konkurssiasiamiehen toimisto
Unioninkatu 16, 00130 Helsinki
Puhelinnumero: 029 566 5104

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Konkurssiasiamiehen toimistossa käsiteltävänä olevien asioiden seurantaa varten (asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1030/1999) 5 §).

4. Rekisteröityjen ryhmät ja niihin liittyvät henkilötietoryhmät

Hallinnolliseen diaariin rekisteröidään seuraavat tiedot:

1. asian vireille saattajasta, asiakirjan saapumispäivästä, tai, milloin asiakirja on viranomaisen laatima, sen laatimispäivästä sekä asian laadusta;
2. suoritetuista välitoimenpiteistä, kuten toimituksista sekä selvitys- ja lausuntopyynnöistä ja niitä koskevista asiakirjoista;
3. asian lopputoimenpiteistä ja niitä koskevista asiakirjoista

Hallinnollinen diaari ei sisällä erityisiin henkilöryhmiin kuuluvia tietoja.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

1. Viranomaiset
2. Muut organisaatiot
3. Yksityishenkilöt

6. Säännönmukaiset henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Hallinnollisesta diaarista ei luovuteta säännönmukaisia tietoja.

7. Tietojen luovuttaminen tai siirto kolmansiin maihin

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

8. Tietojen säilytysajat

Hallinnollisen diaarin tiedot säilytetään arkistonmuodostamissuunnitelmassa (AMS) määrätyn ajan.

9. Profilointi

Hallinnollisessa diaarissa ei käytetä profilointia.

10. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Hallinnollisen diaarin sähköiset tiedot on rekisteröity IBM Lotus Notesiin.

Hallinnollisen diaarin paperiset asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla rajoitetuissa ja lukituissa tiloissa. Rekisteri toimii sisäisessä verkossa, joka on suojattu. Jokainen käyttäjä allekirjoittaa tietojen ja järjestelmien tietoturva- ja vaitiolositoumuksen. Rekisteri sisältää eri käyttöoikeusrooleja.

Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Rekisterin lokienhallinta ja sen periaatteet on kuvattu Oikeusrekisterikeskuksen lokienhallinnan politiikassa. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään lain, asianosaisaseman tai työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu joko henkilökohtaisiin tai asianosaisena olevan yhteisön käyttäjätunnuksiin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Rekisteröidyn tarkastusoikeus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 15 artikla

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut tiedot. Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

11.2 Tietojen oikaiseminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 16 -18

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy.

Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen18 artiklassa mainituista asioista.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, poistamista tai rajoittamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.

11.3 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä toimenpidepyyntö valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Kirjaamo: 029 566 6768

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.filee tietosuojaseloste