Dataskyddsbeskrivning
Dataskyddsbeskrivning för Konkursombudsmannens byrå
EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) artikel 13, 14 och 30.
1. Registrets namn
Konkursombudsmannens byrås administrativa diarium
2. Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Personuppgiftsansvarig
Konkursombudsmannens byrå
Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors
Telefonnummer: 029 566 5111
E-post: konkurssiasiamies(a)oikeus.fi
Dataskyddsombud
Henri Isoahde
Konkursombudsmannens byrå
Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors
Telefonnummer: 029 566 5104
3. Syftet med och rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter
För uppföljning av ärenden som behandlas vid konkursombudsmannens byrå (5 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (1030/1999))
4. Kategorier av registrerade och personuppgiftskategorier kopplade till dessa
I det administrativa diariet antecknas följande uppgifter:
- den som anhängiggjort ärendet, handlingens ankomstdag eller, när en myndighet satt upp handlingen, dagen för uppsättande, samt ärendets art,
- förberedande åtgärder såsom förrättningar samt begäran om utredningen och utlåtanden och handlingar som gäller dem,
- slutliga åtgärder i ärendet och handlingar som gäller dem.
Det administrativa diariet innehåller inte uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter.
5. Regelmässiga informationskällor
- Myndigheter
- Andra organisationer
- Privatpersoner
6. Regelmässiga grupper av mottagare av personuppgifter
Inga regelmässiga överföringar av uppgifter görs ur det administrativa diariet.
7. Utlämnande eller överföring av uppgifter till tredjeländer
Uppgifter i registret utlämnas eller överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer
8. Förvaringstider för uppgifter
Uppgifterna i det administrativa diariet förvaras under tiden som definierats i arkivbildningsplanen (ABP).
9. Profilering
Profilering används inte i det administrativa diariet.
10. Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder
De elektroniska uppgifterna i det administrativa diariet har registrerats i HILDA-Ärendehanteringssystemet för justitieförvaltningens ämbetsverk samt i IBM Lotus Notes.
Pappershandlingar i det administrativa diariet förvaras i låsförsedda lokaler som begränsats genom passerkontroll.
Registret fungerar i ett skyddat, internt nätverk. Samtliga användare undertecknar en dataskydds- och sekretessförbindelse gällande uppgifter och system. Registret innehåller olika behörighetsroller.
Skyddet är baserat på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter. Registrets loggadministration och dess principer är beskrivna i Rättsregistercentralens policy för loggadministration. Utrustningslokalerna och uppgifterna är fysiskt belägna i Finland. För att övervaka att verksamheten är ändamålsenlig används administrativa kontroller.
Åtkomst- och behandlingsbehörighet beviljas utifrån lagen, ställning som part eller arbetsuppgifter. Åtkomst till systemet är baserad på personliga användarnamn eller användarnamn som hör till samfundet i egenskap av part.
11. Den registrerades rättigheter
11.1 Den registrerades rätt till insyn
Artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör hen håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. Om personuppgifterna behandlas har den registrerade rätt få tillgång till de uppgifter som anges i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Den som vill ha de i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning nämnda uppgifterna om sig själv, ska framställa en begäran till den personuppgiftsansvarige så att den registrerades identitet kan kontrolleras.
11.2 Rättelse och radering av uppgifter samt begränsning av behandling
EU:s allmänna dataskyddsförordning artiklarna 16 -18
Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne rättade i enlighet med artikel 16 EU:s allmänna dataskyddsförordning. Den registrerade har även rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade under förutsättning att något av kraven i artikel 17 i EU:s allmänna dataskyddsförordning uppfylls.
Den registrerade har likaså rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen, om det är fråga om någon av de frågor som nämns i artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).
Den registrerade kan anhängiggöra ett yrkande om rättande, radering eller begränsning med iakttagande av bestämmelserna om inledande av ärenden i förvaltningslagen (434/2003).
11.3 Rätten att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in en åtgärdsbegäran till tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).
Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
Registratorskontor: 029 566 6768
E-post: tietosuoja(at)om.fi